Procurement Officer

Plan International

Port-au-Prince, Haiti

Full-time

Apr 30

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Plan International est une organisation internationale humanitaire et de développement qui fait avancer les droits des enfants et l’égalité pour les filles.

Nous croyons en la puissance et le potentiel de chaque enfant. Mais ceci est souvent supprimé par la pauvreté, la violence, l’exclusion et la discrimination. Et ce sont les filles qui sont les plus touchés. En travaillant ensemble avec les enfants, les jeunes, nos supporters et partenaires, nous nous efforçons pour un monde juste, luttant contre les causes profondes des défis auxquels sont confrontés les filles et tous les enfants vulnérables.

Nous construisons des partenariats pour les enfants depuis 80 ans et sommes actifs dans plus de 70 pays incluant Haïti, ce depuis plus de 43 ans.

Plan International Haïti est à la recherche des candidats (es) qualifiés (es) pour le poste de Procurement Officer selon les spécifications ci-dessous : 

 RAISON D’ETRE DU POSTE

Coordonner les activités d’achats pour les PUs et le CO avec efficacité tout en respectant les procédures de Plan International.

 RESPONSABILITÉS :

  1. Activités d’achats de biens et de services
  • S’assurer que les opérations d’achats de la réquisition à la passation de la commande soient effectuées de la façon la plus efficience possible et selon les politiques de Plan International Haïti, notamment en ce qui a trait aux autorisations et aux consultations avec les services techniques ;
  • Recevoir /traiter toutes les demandes d’achats ;
  • Optimiser le temps de traitement des requêtes ;
  • Organiser les séances d’appel d’offre (lancement, ouverture) conformément aux Termes de Référence ;
  • Donner le feedback régulier sur l’état d’avancement des commandes ;
  • Enregistrer les fournisseurs et saisir les transactions d’achat dans le système ;
  • S’assurer que les fournisseurs sont payés à temps ;
  • Aider à l’élaboration des outils nécessaires pour la bonne marche de la section ;
  • Aider à faire évoluer les politiques et pratiques d’achat (plan d’achat) au niveau des Unités de Programme (PU);
  • S’assurer que les achats prévus dans les plans d’achat parviennent à temps;
  • Participer activement au processus d’évaluation semestrielle des prix.
  1. Performance des fournisseurs
  • Mesurer la performance des fournisseurs ;
  • Prendre les mesures qui s’imposent en cas de détérioration du service fourni ;
  • Identifier de nouveaux fournisseurs lors de la révision de la base de données ;
  • S’assurer de l’actualisation de la liste des fournisseurs et de prix de Plan International Haïti ;
  • Prendre connaissance de leurs projets d’expansion ou de diversification notamment et aussi des évolutions de produits ;
  • Etre à la recherche d’éventuels changements sur le marché haïtien ;
  • Proposer des changements sur la liste des fournisseurs en cas de besoin ;
  • Tenir une réunion annuelle avec les fournisseurs, pour la bonne marche de la section.
  1. Maintenir un système de classement de tous les dossiers relatifs aux achats
  • Classer tous les documents d’achats allant de la réquisition jusqu’à la livraison ; 
  • Classer tous les documents d’appel d’offres;
  • S’assurer de la documentation complète de tous les achats et les rendre disponible lors des vérifications d’audit.
  1. Assurer le paiement des fournisseurs/créditeurs
  • Assurer le suivi des factures et préparer les demandes de paiement ;
  • Vérifier mensuellement les comptes des fournisseurs à crédit et s’assurer que les paiements soient faits de manière systématique et spontanée.

Connaissances, compétences et comportements requis pour réaliser les objectifs du poste :

  • Diplôme universitaire en Gestion ou comptabilité ;
  • Trois (3) années d’expérience dans un poste similaire ;
  • Expérience dans le domaine des achats et du dédouanement ;
  • Connaissances approfondies de l’approvisionnement ;
  • Très bonne connaissance des logiciels suivants : Excel, Word, Access et Power Point ;
  • Excellente capacité de communication orale et écrite Français et Créole, l’Anglais un atout
  • Pouvoir travailler en équipe et sous pression ;
  • Pouvoir gérer et coordonner multiples tâches ;
  • Savoir déterminer et communiquer les priorités ;
  • Communiquer avec les clients ;
  • Démontrer un sens de l’initiative et de pro activité ;
  • Savoir entretenir de bonnes relations avec des personnes internes et externes ;
  • Faire preuve d’intégrité ;
  • Montrer du dynamisme ;
  • Avoir une bonne capacité de prendre des décisions ;
  • Avoir une forte capacité d’analyse ;
  • Avoir un sens pratique ;
  • Etre bien organisé et méthodique.

Plan est une organisation qui prône l’égal accès à l’emploi et est engagée pour la protection des enfants et l’équité du genre. Les candidatures féminines sont vivement encouragées.

Seuls les candidats (es) dont les dossiers auront été présélectionnés seront contactés par téléphone.

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