Senior Officier d’approvisionnement

Mercy Corps

Port-au-Prince, Haiti

Full-time

Apr 27

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À propos de Mercy Corps

Mercy Corps est une organisation mondiale de premier plan alimentée par la conviction qu'un monde meilleur est possible. En cas de catastrophe, dans des conditions difficiles, dans plus de 40 pays à travers le monde, nous nous associons pour apporter des solutions audacieuses - aidé les gens à triompher de l'adversité et à bâtir des communautés plus fortes de l'intérieur. Présentement, et pour l'avenir.

SOMMAIRE DU PROGRAMME:

Mercy Corps a rejoint Haiti deux jours seulement après le séisme dévastateur du 12 Janvier 2010 en Haïti, et a déployé des équipes d'intervention d'urgence à Port-au-Prince. L’objectif primordial de ce programme était de répondre aux besoins immédiats des survivants dans un pays déjà vulnérable. Quatre ans plus tard, Mercy Corps se concentre sur la réduction des écarts entre la phase d'urgence et les programmes de développement à long terme. Nous aidons les communautés à développer leurs propres idées pour résoudre les problèmes les plus redoutables d'Haïti et de créer une société plus sûre, plus productive et plus juste. Nos programmes sont élaborés de manière à renforcer la capacité des communautés à affronter, adapter et transformer les impacts et les contraintes, à stimuler le développement agricole, améliorer la gestion des ressources naturelles, et à créer des opportunités économiques pour les populations vulnérables. 

SOMMAIRE DE LA POSITION:

Le Senior Officier d’approvisionnement est responsable de gérer les activités du département des achats en travaillant directement avec les différents départements. Il/Elle est responsable pour assurer que tous les politiques de Mercy Corps et des bailleurs sont suivis. Il/Elle est indispensable dans le support des activités des programmes à travers ses services. Il/Elle sera notamment responsable d’apporter appui et encadrement au personnel programmatique pour assurer une compréhension optimale des voies et moyens pour aboutir à l’approvisionnement des biens, services et travaux nécessaires à l’aboutissement aux objectifs des projets. Il/Elle jouera également un rôle clé dans les différents rapports, supportant en cela le manager Logistique/Approvisionnement. Enfin, Il/Elle fournira le cas échéant un support général au programme à la demande du Manager Logistique.

FONCTIONS ESSENTIELLES:

Dans le respect de la politique de l’organisation et des procédures liées au poste, l’officier aura les taches suivantes:

Approvisionnement :

  • Traiter les demandes d’achat des différents programmes en fonction des besoins de l’organisation qu’il s’agisse de biens, de services professionnels ou des travaux ;
  • Suivre le processus des demandes d’achats jusqu’à la mise en commande, incluant l’approvisionnement, le règlement et toutes les étapes intermédiaires jusqu’à l’archivage des dossiers ;
  • Assurer la livraison des marchandises dans un délai approprié et a un cout adéquat ;
  • Produire les rapports des activités liées aux achats.
  • Supporter la planification des activités et achats des autres départements et projets
  • Etre au courant avec les lois et directifs légaux relevant a approvisionnement
  • Assurer que tous les étapes et documentations sont en accord avec les politiques de Mercy Corps et les bailleurs.

Supports techniques et administratifs :

  • Rédiger et lancer les appels d’offres ;
  • Préparer tous les contrats et suivre l’exécution des contrats ;
  • Assurer le suivi des paiements aux fournisseurs avec la comptabilité;
  • Sélectionner les fournisseurs et garder à jour une base de données sur tous les fournisseurs y compris les listes de prix surtout pour les produits achetés régulièrement ;
  • Faire la recherche de fournisseurs spécialisés pour l’exécution des travaux spécialisés ;
  • Prospecter les fournisseurs et évaluer la concordance de leurs propositions avec les besoins afin d’obtenir le meilleur rapport qualité prix ;
  • Contribuer a la planification des nouveaux projets et propositions
  • Assurer que tous les databases et rapports des achats sont au courant et partager avec l’équipe.

Coordination et Représentation :

  • Servir de lien privilégié entre la compagnie et les différents fournisseurs ;
  • Construire et maintenir de bonnes relations d’affaires avec les fournisseurs ;
  • Faire le suivi des dédouanements de matériels ou équipements avec l’agence contractée lorsque nécessaire ;
  • Anticiper les litiges commerciaux et financiers ;

L'APPRENTISSAGE ORGANISATIONNEL·        Dans le cadre de notre engagement envers l'apprentissage organisationnel et à l'appui de notre compréhension que les organisations apprenantes sont plus efficaces, utiles et intégrées aux communautés qu'elles servent, nous nous attendons à ce que tous les membres consacrent 5% de leur temps à des activités d'apprentissage qui soient bénéfiques pour Mercy Corps Ainsi que pour eux-mêmes.

RESPONSABILITÉ ENVERS LES BÉNÉFICIAIRES

  • Les membres de l'équipe de Mercy Corps doivent soutenir tous les efforts en matière de responsabilité, en particulier envers nos bénéficiaires et aux normes internationales guidant le travail international de secours et de développement, tout en engageant activement les communautés bénéficiaires en tant que partenaires égaux dans la conception, le suivi et l'évaluation de nos projets de terrain.
  • Les membres de l'équipe doivent se comporter de manière professionnelle et respecter les lois locales, les coutumes et les politiques, procédures et valeurs de MC en tout temps et dans tous les lieux du pays

RESPONSABILITE DE SUPERVISION: Assistant Achats

REND COMPTE DIRECTEMENT AU: Manager de la logistique

TRAVAILLE DIRECTEMENT AVEC: les Programmes, les staffs de l’entrepôt et de la logistique

CONNAISSANCES ET EXPERIENCE:

  • Diplôme dans le champ d’activité concerné.
  • Au moins 4 ans d’expérience en approvisionnement
  • Forte habilité organisationnelle.
  • Capacité d’interagir efficacement avec le personnel national et international.
  • Bonne capacité de communication orale et écrite du Français et Anglais, Creole un plus.
  • Très bonnes capacité d’utilisation de MS Office, précisément MS Excel
  • Capacité d’exécuter plusieurs taches à la fois et de traiter les informations en agissant de manière à ne pas retarder les activités des programmes
  • Bonne compréhension de l’éthique d’approvisionnement et de la conformité des bailleurs de fonds.

FACTEURS DE REUSSITE:

  • Etre consciencieux avec une excellente capacité de jugement
  • Capacité de travailler simultanément sur plusieurs dossiers et sous pression
  • Volonté et habilité à travailler efficacement avec une grande variété de gens
  • Capacité de travailler en tant que membre d’une équipe et de coordonner avec le personnel des projets
  • Bonne capacité de communication
  • Aptitudes en informatique et organisationnelle
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