Officier (ère) Transport

Concern Worldwide

Port-au-Prince, Haiti

Full-time

Mar 14

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Introduction

Concern Worldwide est une ONG humanitaire internationale basée en Irlande dédiée à la réduction de la souffrance et l'élimination de l'extrême pauvreté dans les pays les plus pauvres du monde. Concern vise à permettre aux populations des pays en développement de réaliser des progrès majeurs dans leur vie et des progrès viables sans l’appui continu de Concern.

Fonctions

L’Officier (ère) de Transport est chargé (e) de fournir un appui logistique pour la gestion efficace du parc automobile des programmes de Concern en Haiti. Plus précisément le responsable assure une bonne gestion efficace et fiable du parc automobile de Concern en Haiti, les biens et services d'une manière opportune pour assurer la valeur de l'argent, la pleine responsabilité et la transparence, permettre à tous les projets et les équipes pour atteindre les objectifs de l'organisation; Veiller à l’entretien et au bon usage des véhicules Concern en Haiti ; Veiller à la bonne gestion du carburant pour les véhicules et les générateurs; Planifier et coordonner le travail des chauffeurs.

Tâches et responsabilités principales, y compris, mais sans s'y limiter:

Gestion du parc automobile

• Assurer le suivi du parc de véhicules: planification hebdomadaire des mouvements, suivi des coûts, gestion administrative (assurance, taxe de circulation, contrôle technique) ;

• S’assurer que la flotte des véhicules de Concern est maintenue en parfait état de fonctionnement ;

• Mettre en place un système de suivi des réparations et maintenances pour assurer un entretien et une maintenance efficaces de tous les véhicules conformément aux directives de transport de Concern, tout en étant conscient des besoins du programme et de la capacité à respecter les engagements ;

• Superviser les planifications mensuelles et hebdomadaires des déplacements ;

• Superviser les planifications mensuelles et hebdomadaires des chauffeurs ;

• Mettre en place un stock de pièces de rechange des besoins réels et s’assurer de la disponibilité des consommables dans le cadre des maintenances ;

• S’assurer que les stocks de pièces détachées des véhicules sont gérés et contrôlés conformément à la politique de Concern ;

• Assurer que les journaux de bord (log sheets) sont correctement remplis et signés, tant par les chauffeurs que par les utilisateurs des véhicules ;

• Assurer un suivi régulier du carburant de la flotte selon les directives existantes ;

• S’assurer qu'un système d’archivage organisé est en place pour chaque véhicule, incluant les différents travaux et maintenances accomplis (dossier d’identité du véhicule) ;

• Superviser directement le personnel du transport et apporter une assistance technique aux logisticiens de terrain dans le cadre de la gestion des véhicules ;

• Faire l’évaluation des performances pour le staff TPT PAP ;

• Faire le suivi des times sheet du personnel TPT PAP ;

• Faire le suivi des congés du personnel TPT PAP ;

• Assurer la formation des nouveaux venus sur les procédures TPT de l’organisation ;

• En collaboration avec le directeur des systèmes, gérer et réviser le budget du TPT PAP.

• Assurer la gestion de la documentation légale en lien avec les véhicules (renouvellement d’assurance, etc…) ;

• S’assurer que les règles de sécurité soient respectées par les chauffeurs et par les usagers ;

• S’assurer de l’état de propreté des véhicules (entretien hebdomadaire) ;

• Fournir des conseils et un soutien au personnel sur une base de besoins quand ils préparent la demande de transport.

Logistique

Pour s'assurer que tous les employés comprennent et s'appliquent les politiques et procédures de transport. Y compris, mais sans s'y limiter:

• Prendre l'initiative d'organiser des formations qui permettant aux chauffeurs de Concern à comprendre les procédures standard de transport et qu’ils soient en mesure de les respecter ;

• Aider le personnel concerné pour s'assurer que les politiques et les procédures de transport soient compris, suivi et respecté à tous les niveaux lors de la demande des véhicules pour les activités ;

• Travailler avec les collègues pour assurer que les normes logistiques en transport soient correctement respectées ;

• Suivi de la mise en œuvre efficace des politiques et procédures et donner de la rétroaction aux membres du personnel en cas de non-conformité en conséquence.

• Apporter son soutien technique à l’officier achats dans le cadre de l’approvisionnement en pièces détachées des véhicules.

Reporting

• Rédiger les rapports de consommation de carburant, de maintenance, de suivi des coûts et en assurer la transmission à le directeur systèmes ;

• Analyser les données des rapports mensuels afin d’améliorer la gestion du parc automobile ;

• Rédiger les rapports d’incident / accident / pertes en lien avec la logistique ;

• S’assurer de la transmission en temps opportun des données mensuelles transport pour l’établissement du rapport mensuel de la mission.

• Mettre en place un système pour assurer une piste de vérification appropriée et logique, et le système de registres permettant toutes les informations sur les fonctions transport peut être disponible pour référence dans l’avenir ;

• Préserver tous les documents dans un système de classement clair et logique pour la durée prescrite (guidée par les bailleurs et Concern, ainsi que l'équipe des finances) pour répondre aux exigences de l'audit interne et externe et d'utiliser comme preuve de la bonne utilisation des fonds des donateurs ;

• Assurer une communication efficace et en temps opportun avec finance et administration quant aux rapports mensuel et les informations salaire.

Sécurité

• Planifier et assurer la couverture des chauffeurs au bureau et au terrain en conformité avec la politiquée Concern. Ceci inclus la couverture des congés et des absences Ie cas échéant ;

• Jouer Ie point focal sur du transport au bureau de PAP et rapporter tout incident relatif à la sécurité à votre superviseur direct.

Qualifications réquises

Essentielles

• Bac + 2 en logistique ou équivalent ;

• Expérience professionnelle d’au moins trois ans en logistique ;

• Expérience d’au moins deux ans au sein d’une ONG ;

• Expérience de l'obtention de résultats dans des environnements de travail difficiles ;

• Capacité à s'organiser, à planifier efficacement, à travailler sous pression

• Bonne connaissance des outils liés à la gestion du parc automobile

• Bonne connaissance en mécanique automobile ;

• Bonne maîtrise de Microsoft Office Professional ;

• Bonne connaissance du français (à l’oral et à l’écrit) ;

• Capacité à travailler de manière indépendante et à gérer un flux de travail important ;

• Empathie pour les objectifs de l'organisation.

Désirables

• Excellentes qualités en communication et goût pour le travail en équipe ;

• Capacité à travailler sous pression et souvent à respecter des délais stricts ;

• Capable de travailler de manière autonome et de prendre des initiatives.

Conditions particulières

Les Compétences

Caractère essentiel

• L’intégrité personnelle

• Orientation vers les résultats et proactivité

• Raisonnement analytique

• Communication efficace

• Rigueur/attention aux détails :

• Capacité à travailler de sa propre initiative et en équipe

• Dynamisme, autonomie et flexibilité - être capable de travailler et s’adapter dans un environnement multiculturel et pluridisciplinaire

• Capacité à faire face au stress et à travailler sous pression Compétences essentielles

• Communication efficace / Établissement de relations

• Capacité de résolution de problèmes et prompt dans la prise de décision

• Bonne capacité organisationnel

• Motivé, progressiste et proactive

• Sens de l’efficacité et des résultats ; Bon sens de l’anticipation et la prise d’initiatives - bonnes compétences en matière de réseautage.

• Bonne capacité d’écoute

• La résolution de problèmes et la prise de décision

Compétences préférés

• Plaidoyer

• Comprendre les autres

• Technologie de l'information

• Négociation

Dossier de candidature doit avoir ...

Un CV détaillé d’un maximum de 4 pages avec les références du candidat, une lettre de motivation, une copie du matricule fiscal et une copie d’une pièce d’identité valide.

Envoyer le dossier à

28, Rue Metellus

ou

BP 15016

ou

[email protected]

Autres remarques

Concern offre des chances égales d’emploi à tous – Les candidatures féminines sont vivement encouragées Concern a un Code de Conduite pour ses employés et une Politique de Protection des Participants aux Programmes pour assurer le maximum de protection aux participants aux programmes contre toute exploitation.

Les candidat(e)s sont aussi encouragé(e)s de soumettre leurs candidatures par courrier électronique à l’adresse: [email protected], Veuillez mettre comme sujet de messagerie la référence du poste : ADM/OT/0503/2021.

• Les dossiers incomplets ou ne répondant pas au profil recherché ne seront pas traités.

• Les Candidat(e)s sélectionné(e)s seront contacté(e)s par téléphone et/ou mail à venir passer un test.

• Après les tests, seuls les candidat(e)s ayant obtenu un score acceptable et établit par Concern seront contactés pour un entretien.

Date limite

2021-03-25

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