Procurement Officer - Global Fund HIV / AIDS and TB Program

World Vision

Port-au-Prince, Haiti

Full-time

Mar 4

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Objectif du poste

Gérer efficacement la fonction de la chaîne d'approvisionnement conformément aux procédures de Vision mondiale afin de soutenir la mise en œuvre en temps opportun des programmes / projets de Vision mondiale qui auront le plus grand impact sur l'amélioration des processus, la simplification, la normalisation et la maîtrise des coûts, assurant ainsi la réalisation du bien-être de l'enfant Résultats.

Activités Principales

Besoins de l'entreprise

1. Comprendre les exigences commerciales du projet du Fonds mondial contre la tuberculose et le VIH et les appliquer dans le travail quotidien.

Planification

  1. Faciliter les sessions annuelles de planification des achats avec les principales parties prenantes
  2. Consolider et rendre compte des plans d'approvisionnement
  3. Examiner et mettre à jour le catalogue d'articles avant l'activité du processus de planification.
  4. Conseiller et familiariser l'équipe TB et VIH du Fonds mondial avec l'utilisation du catalogue d'articles

Sourcing stratégique

  1. Conseiller sur l'évaluation du marché et le processus de pré-qualification des fournisseurs selon les directives des coordonnateurs de la chaîne d'approvisionnement.
  2. envoi des invitations à soumissionner, suivi des soumissions, aide à la coordination des réunions préalables à la soumission selon les directives des coordonnateurs et spécialistes
  3. Conserver toutes les pièces justificatives relatives aux événements de sourcing en fonction de la gestion des documents Superviser les événements de sourcing Bureaux classés et travaux d'assistance relatifs au sourcing
  4. Préparation de la soumission du Comité des achats, documents basés sur les directives données par les coordonnateurs / spécialistes

Gestion des contrats et des relations avec les fournisseurs

  1. Négocier des contrats à long terme avec les fournisseurs (pour les entrepôts, les transporteurs, les produits de santé)
  2. Remplir avec précision le formulaire de gestion des données de base (contrat / fournisseur / registre des articles)
  3. Gérer la tenue de registres pour toute la correspondance et la documentation liées au contrat (Master Data Management).
  4. Communiquer les informations relatives aux contrats à toutes les parties prenantes pour garantir une utilisation optimale des contrats.
  5. Recueillir des commentaires sur les performances des fournisseurs conformément aux directives SPM établies.

Exécution des achats

  1. Pour les marchés qui n'utilisent pas le système de passation des marchés de WVI, suivre selon l'accord de subvention
  2. Conseiller sur le processus de RFP / RFQ pour les achats au comptant au besoin
  3. Assurer la liaison avec Shared Services & Finance pour résoudre les demandes des fournisseurs
  4. Validez les bons de commande aux fournisseurs pour les achats au comptant et les catégories attribuées

Gestion des données, analyse et rapports

  1. Collecter et organiser les données du programme
  2. Analyser et vérifier l'exactitude des données et produire les rapports requis conformément aux politiques / procédures et directives définies par VM
  3. Préparer des rapports hebdomadaires / mensuels sur l'état des achats afin de mettre à jour les clients et les autres parties prenantes.
  4. Effectuer des exercices de rapprochement quotidien de tous les enregistrements et transactions effectués dans la même journée et s'assurer que la validation des données, l'intégrité et l'exactitude des données sont méticuleusement maintenues.
  5. Consolider tous les résultats et les convertir en formats utiles fournis par le coordonnateur SC
  6. Processus, procédure et politique
  7. Travailler avec les équipes SCM pour gérer la satisfaction des clients internes
  8. Recueillir des données pour prendre en charge les rapports sur les tableaux de bord des performances (c'est-à-dire les KPI)
  9. Contrôle et conformité
  10. 1. Maintenir un classement et une tenue de registres appropriés conformément aux directives établies par la direction.

Connaissances, compétences et capacités

  1. Certification / diplôme en gestion d'entreprise, comptabilité / achats et logistique
  2. Trois ans d'expérience dans le domaine des achats et de la logistique ou de la comptabilité dans l'achat de produits de santé; Compétences en gestion et analyse des données
  3. Excellente maîtrise du français. L'anglais est un plus

Compétences, connaissances et expériences préférées:

Environnement de travail

Le poste exige la capacité et la volonté de voyager au pays et à l'étranger jusqu'à 5% du temps.

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