Operations Manager

Samaritan's Purse

Port-au-Prince, Haiti

Full-time

Feb 9

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Introduction

Samaritan's Purse est une organisation chrétienne évangélique non confessionnelle fournissant une aide spirituelle et physique aux personnes blessées dans le monde. Depuis 1970, Samaritan's Purse a aidé à répondre aux besoins des personnes victimes de la guerre, de la pauvreté, des catastrophes naturelles, de la maladie et de la famine dans le but de partager l'amour de Dieu à travers son Fils, Jésus-Christ. L'organisation sert l'Église dans le monde entier pour promouvoir l'Évangile du Seigneur Jésus-Christ. La Samaritan’s Purse (SP) a commencé à travailler en Haïti après le tremblement de terre de 2010 avec des programmes d’intervention d’urgence intersectoriels. SP Haïti a également répondu à l'épidémie de choléra et à l'ouragan Matthew dans les secteurs de WASH, des moyens de subsistance, de l'agriculture, du ministère, de la santé et de la nutrition maternelles et infantiles, Programme de Protection du Genre (PPG) et de l'éducation.

Samaritan’s Purse recherche un directeur des opérations qui jouera un rôle central, en soutenant la mise en place et la gestion quotidienne de l’unité des opérations, y compris les achats, la logistique, les TIC, la gestion des actifs et la sûreté et la sécurité. Il / elle améliorera la communication inter fonctionnelle, assurant ainsi que les opérations soutiennent le développement et la mise en œuvre efficaces des programmes. Il / elle coordonne et collabore avec divers départements pour assurer des systèmes opérationnels intégrés et harmonisés.

Fonctions

Approvisionnement

• Assurer l'approvisionnement efficace en biens et services d'une manière transparente et responsable, en garantissant l'optimisation des ressources et l'utilisation justifiée des fonds;

• Coordonner et collaborer avec d'autres départements dans la mise en place d'un plan d'achat annuel;

• Mettre à jour et maintenir la liste des fournisseurs privilégiés;

• Mener une étude de marché périodique;

• Diriger les processus d'appel d'offres, de passation de marchés et d'approvisionnement international;

• Assurer une trace papier claire, complète et bien documentée dans les fichiers système;

• Veiller à l’application cohérente des politiques et procédures d’achat de Samaritan’s Purse grâce au mentorat et à l’orientation périodique du personnel;

• Mettre à jour et Partager Régulièrement le Système de Suivi des demandes d'achat (PRTS) avec le personnel concerné.

Logistiques

• Assurer l'application uniforme des politiques et des procédures des conducteurs de véhicules;

• Assurer une bonne planification des transports et une utilisation rentable des services de transport de manière coordonnée avec les unités concernées;

• Évaluer régulièrement les besoins de transport du programme de pays et s'assurer que des solutions appropriées sont mises en œuvre;

• Assurer le renouvellement en temps opportun de l'immatriculation, de l'assurance et des autres exigences gouvernementales relatives aux véhicules;

• Surveiller les réparations / l'entretien en temps opportun de tous les véhicules SP et s'assurer que toutes les documentations et articles nécessaires sont conservés à l'intérieur du véhicule conformément aux politiques / procédures de SP Haïti;

• Superviser l'entretien efficace et la mise à jour du dossier d'entretien et d'entretien des véhicules;

• Superviser le suivi et la surveillance du niveau de carburant du réservoir pour les véhicules et assurer la demande de réapprovisionnement en temps opportun;

• Effectuer des vérifications régulières de l'utilisation des journaux de bord / registres des véhicules pour assurer la conformité aux politiques et procédures;

• Superviser la mise en œuvre cohérente et efficace des processus liés à la réception des biens / articles (actifs, carburant, consommables) des fournisseurs ou d’autres bureaux de SP Haïti en veillant au respect des politiques et procédures de Samaritan’s Purse; et

• Assurer la soumission en temps opportun de tous les rapports pertinents (consommation de carburant, utilisation des véhicules) au directeur pays et au directeur financier sur une base mensuelle et selon les besoins.

Technologie de l'information et de la communication et gestion des actifs

• Veiller à ce que la politique et les procédures informatiques de Samaritan’s Purse soient comprises et respectées par tout le personnel.

• Assurer la fourniture de systèmes de soutien efficaces, permettant le bon fonctionnement des systèmes TIC et la gestion de l'information;

• Développer les capacités informatiques, les compétences et la confiance du personnel dans l'utilisation de progiciels communs;

• Développer un plan pluriannuel de remplacement des actifs (véhicules et informatique);

• Veiller à ce que la planification informatique reflète les priorités du programme et élaborer une stratégie informatique pour s'assurer que la TI est suffisante pour les besoins futurs du programme;

• Assurer la liaison avec le support informatique du siège social de Samaritan’s Purse en ce qui concerne la maintenance informatique et la gestion et le formatage des équipements informatiques;

• Veiller à ce que tous les actifs et propriétés de Samaritan's Purse (c'est-à-dire programme, communication et informatique) et propriétés soient enregistrés et protégés pour éviter le gaspillage, la fraude, l'utilisation non autorisée ou le détournement et assumer la responsabilité de protéger la sécurité de l'équipement;

• Assurer le bon fonctionnement des communications, y compris l'accès aux téléphones, téléphones satellites et Delorme; et

• Superviser la mise à jour et la maintenance régulières du registre des immobilisations et la conduite de l’inventaire physique périodique et des rapports conformément aux politiques de Samaritan’s Purse.

Sûreté et sécurité

• Collaborer avec le responsable de la sécurité du pays dans la mise en œuvre cohérente des directives et des procédures de sécurité du Samaritan’s Purse et assurer la conformité de tout le personnel;

• En collaboration avec le conseiller en sécurité, revoir périodiquement les directives et protocoles de sécurité et faire des recommandations au directeur de pays;

• S'assurer que tous les bureaux et locaux respectent les normes de sécurité de base, comme conseillé par le responsable de la sécurité du pays et les procédures de sécurité, c'est-à-dire les trousses de premiers soins, les extincteurs, etc.

• Collaborer avec le responsable de la sécurité pays sur des formations à la sécurité pour le personnel;

• S'assurer que des séances d'information sur la sécurité à tous les membres du personnel / visiteurs arrivant sur le site pour la première fois sont effectuées;

• En coordination avec le conseiller en sécurité, surveiller la situation en matière de sécurité et fournir des mises à jour et des recommandations à la Directrice Nationale (DN);

• Assurer la liaison avec les services des agences de sécurité pertinentes selon les besoins de Samaritan’s Purse; et

• Être au sommet de l'arbre de communication de sécurité et diffuser les informations de sécurité au personnel sur la base des conseils du responsable de la sécurité du pays.

Qualifications réquises

• Solides compétences en communication (écrite et orale) avec une bonne maîtrise de la langue anglaise.

• Un cœur de serviteur avec un fort engagement envers le Christ et désir de le partager avec les autres

• Souci du détail avec une expérience et des connaissances administratives éprouvées

• Excellentes compétences en matière de stratégie, d'analyse, de pensée systémique et de résolution de problèmes, avec une capacité à voir la situation dans son ensemble et à prendre des décisions et un jugement judicieux

• Solides capacités de gestion des relations. Capacité à travailler en collaboration

• Capacités de leadership d'équipe

• Preuve d'un engagement à promouvoir le travail d'équipe et l'unité d'équipe

• Conduite éthique conforme aux codes d'éthique professionnelle et organisationnelle reconnus

• Proactif, ingénieux, axé sur les solutions et axé sur les résultats

• Expérience de travail dans un environnement multiculturel

• Connaissance pratique de Microsoft Office (Word , Excel, PowerPoint)

LANGUES

• Anglais, écrit et oral (obligatoire)

• Créole et français, écrit et oral (fortement préféré)

Éducation et expérience

Les exigences énumérées ci-dessous sont représentatives des qualifications, connaissances ou compétences requises.

• Baccalauréat en administration des affaires ou dans un domaine connexe

• 3 à 5 ans d'expérience pratique dans les opérations avec des organisations internationales, les ONG de préférence;

Conditions particulières

Responsabilité budgétaire

• Soutenir le directeur financier au besoin dans la planification budgétaire annuelle et les budgets glissants, ainsi que dans la préparation des états financiers de fin d'année.

• • En collaboration avec le directeur financier, suivre et contrôler les dépenses sur les budgets des coûts de base pour s'assurer qu'elles restent dans les limites des fonds disponibles et des budgets convenus à l'aide d'outils de suivi budgétaire et mettre en évidence, le cas échéant, les dépenses insuffisantes / excédentaires et convenir des actions nécessaires.

Conditions de travail

LA CAPACITÉ DE RAISONNEMENT

Capacité d'identifier et de résoudre des problèmes pratiques et de traiter une variété de variables concrètes dans des situations. Capacité démontrée à être flexible et adaptable. Capacité d'interpréter une variété d'instructions et de prendre des initiatives. Capacité d'acquérir et de suivre des données et de compiler des rapports réguliers sur les activités du programme.

EXIGENCES PHYSIQUES

Les exigences physiques décrites ici sont représentatives de celles qui doivent être satisfaites par un employé pour exécuter avec succès les fonctions essentielles de cet emploi. Des aménagements raisonnables peuvent être faits pour permettre aux personnes handicapées d'accomplir les fonctions essentielles. Dans l'exercice des fonctions de cet emploi, l’employé est régulièrement tenu de s’asseoir. L'employé doit souvent se lever; marche; utiliser les mains pour toucher, toucher ou toucher; atteindre avec les mains et les bras; montée ou équilibre; se pencher, s'agenouiller,

s'accroupir ou ramper; et parler ou entendre. L'employé doit occasionnellement soulever et / ou déplacer jusqu'à 50 livres. Les capacités de vision spécifiques requises par ce poste comprennent la vision de près, la vision de loin, la vision des couleurs, la vision périphérique, la perception de la profondeur et la capacité d'ajuster la mise au point.

ENVIRONNEMENT DE TRAVAIL

Les caractéristiques de l'environnement de travail décrites ici sont représentatives de celles qu'un employé rencontre dans l'exercice des fonctions essentielles de cet emploi. Des aménagements raisonnables peuvent être faits pour permettre aux personnes handicapées d'accomplir les fonctions essentielles.

o Le niveau de bruit dans l'environnement de travail est généralement modéré mais peut être exposé à des bruits forts autour des routes principales

o Peut voyager dans le pays exposé à des maladies transmissibles, à des conditions météorologiques chaudes et humides.

o Travailler dans un contexte de sécurité fluide.

Dossier de candidature doit avoir ...

- Une lettre de motivation personnelle

- 3 personnes de référence

Envoyer le dossier à

[email protected]

Autres remarques

Les parties intéressées peuvent envoyer leur lettre de candidature et leur CV à l'adresse électronique suivante: [email protected] La date limite de soumission des candidatures est le 26 février 2021 2021. Veuillez noter que seuls les candidats présélectionnés seront contactés. Les entretiens seront menés sur une base continue et le poste vacant sera fermé une fois pourvu.

Date limite

2021-02-26

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Samaritan's Purse

A non-denominational evangelical Christian organization providing spiritual and physical aid to hurting people around the world.