Pocurement Assistant Q&Q-Port-au-Prince (136524)

World Food Programme

Port-au-Prince, Haiti

Part-time

Jan 31

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Contexte strucurel

Sous la supervision générale du directeur de pays et sous la supervision directe du chef de la logistique, l’assistant logistique exécute et applique des processus, des procédures et des politiques appropriés qui facilitent la fourniture de services d'achat efficients et efficaces, notamment en ce qui concerne les processus de contrôle de qualité.

Principales fonctions et responsabilités

  • Aider à la réalisation des opérations et des activités d'appui logistique en respectant les procédures standard et en facilitant, directement ou indirectement, la fourniture de l'assistance alimentaire aux bénéficiaires.
  • Aider à commander et à livrer en temps voulu les marchandises et les fournitures aux partenaires habilités et sur les sites autorisés.
  • Aider à gérer les activités contractuelles des prestataires de services logistiques, y compris le suivi et l'évaluation de la performance.
  • Coordonner avec le (les) fournisseur(s) de contrôles de qualité et faire le suivi tout au long du processus.
  • S’assurer que les tests et échantillonnages pour les contrôles de qualité sont fait selon les normes et dans les temps impartis.
  • Évaluer la performance du(des) fournisseur(s) de service de contrôle de qualité et s’assurer que leurs procédures respectent les standards.
  • Répondre à diverses questions techniques et demandes d'aide en respectant les procédures standard et en cherchant conseil si nécessaire pour traiter rapidement et précisément toutes les demandes d'information avec un grand souci du service à la clientèle.
  • Contribuer à l'établissement, au suivi et à la révision des budgets pour toutes les modalités d'exécution, et veiller au respect des procédures applicables conformément aux règles institutionnelles.
  • Appuyer les analyses de la filière d'approvisionnement opérationnelle, les évaluations et la planification opérationnelle pour toutes les modalités d'exécution.
  • Collecter des données et les regrouper, établir des rapports ou contribuer à leur établissement (rapports du Comité des produits, du transport et des assurances, rapports normalisés sur les projets, clôture financière, inventaire physique ou rapport sur la performance des transports, par exemple) et veiller à l'exactitude des informations dans les systèmes internes, afin de faciliter la prise de décisions en connaissance de cause.
  • Assurer la liaison avec les parties prenantes internes et un nombre limité de parties prenantes externes pour aider à gérer les opérations logistiques avec efficience.
  • Donner des orientations à d'autres membres du personnel d'appui pour les aider à mener à bien des tâches courantes dans le respect des normes et des délais convenus.
  • Exécuter toute autre tâche demandée par les superviseurs.

QUALIFICATIONS REQUISES

Education :

Achèvement des études secondaires. Un certificat d’études post-secondaires dans le domaine fonctionnel considéré est souhaitable.

Langue :

Maîtrise du français (parlé et écrit), Anglais (B1).

 Expériences

  • Expérience des systèmes internes utilisés pour assurer le suivi des expéditions en cours, des approvisionnements, des demandes d'indemnisation et des stocks alimentaires.
  • Expérience de l'analyse des données (sur les marchandises, les fonds, etc.) et de l'établissement de rapports.
  • Expérience de l'évaluation des résultats obtenus par les prestataires de services au regard des indicateurs de performance clés définis.
  • Expérience de l'aide à l'établissement des documents contractuels.
  • Expérience de la fourniture d'une assistance technique à l'utilisation des systèmes internes.
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