Officier des achats - Élimination de la filariose lymphatique en Haïti – Full-time

Corus International

Port-au-Prince, Haiti

Full-time

Jan 21

This job is no longer accepting applications.

IMA World Health, une filiale de Corus International, est à la recherche d'un Officier des achats pour soutenir un éventuel projet d'élimination de la Filariose Lymphatique en Haïti financé par les « CDC » Centres américains de contrôle et de prévention des maladies.

Corus International est une famille d'organisations qui croit en la dignité humaine ; il professe que ceux qui sont nés dans la précarité méritent la possibilité d'une vie meilleure. Corus a été formé par la fusion stratégique d'IMA World Health (opérant en tant qu'organisation de santé publique depuis 1960) et Lutheran World Relief (opérant en tant qu'organisation de moyens d'existence depuis 1945), Il regroupe aujourd'hui des entités plus petites telles que Charlie Goldsmith Associates, Ground Up Investing, et Farmers Market Coffee. Corus International opère dans plus de 20 pays en Afrique, au Moyen-Orient et en Amérique latine principalement dans les secteurs de la santé, les moyens de subsistance et les interventions d'urgence.

IMA World Health se retrouve en bonne position pour devenir le récipiendaire principal d'un projet des CDC visant à appuyer l'élimination de la Filariose Lymphatique (FL) en Haïti pendant une période de cinq ans. Cette intervention poursuivra les objectifs suivants :

  • Améliorer la qualité des prestations en matière de campagnes d'administration massive de médicaments (AMM) tout en renforçant la participation et l'accès ;
  • Améliorer la prise en charge des manifestations chroniques (Hydrocèle, Lymphœdème) de la filariose ;
  • Identifier des approches réalistes et faisables pour gérer les zones à haute transmission en misant sur une surveillance post-validation rigoureuse ;
  • Améliorer les processus de suivi - évaluation et de surveillance de la FL avant, pendant et après les AMM

Fonctions

L'Officier des achats est responsable de la gestion de tous les services d'approvisionnement, d'achat et de passation de marchés dans le cadre du projet, et est chargé d'assurer la fourniture efficace et en temps opportun de ces services à l'équipe du projet, tout en veillant au respect des réglementations des CDC, des politiques et procédures d'IMA World Health, et les règlements et lois du gouvernement haïtien.

L'Officier des achats travaillera en étroite collaboration avec les chefs d'équipe des Opérations et de l'Équipe technique pour appuyer et superviser les services d'achat. Il s'assure de la gestion de ces processus pour garantir que les approvisionnements en produits, installations et services nécessaires aux activités du programme sont mobilisés de manière efficace et à temps.

Ce poste relèvera du Responsable des opérations et des finances et sera intégré au bureau de projet en Haïti.

L'embauche dépend de l'attribution du projet et de l'approbation du CDC.

RESPONSABILITÉS

Approvisionnement et acquisition :

Gérer l'approvisionnement des biens et services pour les opérations du projet.

Conformité :

L'Officier des achats veillera à ce que toutes les décisions liées aux acquisitions, des achats et des passations de marchés fonctionnent conformément aux politiques et procédures d'approvisionnement d'IMA World Health, aux règles et réglementations des CDC et aux lois, réglementations et pratiques du Gouvernement d'Haïti.

Documentation et traitement des paiements :

L'Officier des achats travaillera avec les membres concernés de l'équipe pour s'assurer que la documentation adéquate nécessaire à l'appui de divers événements du projet est sécurisée, (qu'il s'agisse de formations, ateliers sur le terrain, ateliers de planification du travail et d'autres réunions impliquant le personnel interne et externe et d'autres parties prenantes). Il / elle concevra un système qui mettra en place un mécanisme solide pour la soumission rapide et à temps de ces documentations au Bureau des finances pour faciliter le traitement des paiements en temps opportun.

Maintenir les politiques et procédures d'approvisionnement :

Entreprendre un examen approfondi et démontrer une compréhension des politiques et procédures d'approvisionnement existantes, puis mettre en œuvre des améliorations continues si nécessaire pour s'assurer que l'équipe du projet reçoit des fournitures et des services ininterrompus, que les coûts sont surveillés, examinés et contrôlés dans les limites des contraintes budgétaires et conformément aux politiques et procédures de l'IMA World Health, tout en maintenant la sécurité de l'approvisionnement et un rapport qualité/prix optimal.

Gestion des fournisseurs :

L'Officier des achats gérera les contrats avec les fournisseurs et entretiendra des relations avec les fournisseurs pour assurer la réception des produits livrables décrits dans l'attribution financée par la CDC. Cela inclut de s'assurer que toutes les plaintes et préoccupations des fournisseurs sont traitées rapidement afin de garantir que le projet continue de recevoir des services ininterrompus à tout moment. Développer une base de données et un protocole de contrats appropriés pour la gestion continue des fournisseurs, y compris la création, la rationalisation et l'ajout continus de fournisseurs préférés et de contrats d'achat généraux, ainsi qu'un aperçu clair des entrepreneurs, et des fournisseurs mettant en évidence les informations clés du contrat (somme du contrat, durée de contrat, clauses contractuelles clés, clauses de rupture / résiliation, augmentations annuelles, conditions de préavis de renouvellement, etc.)

Surveillance :

Établir et mettre en œuvre un système de suivi qui garantit que les prix payés pour les biens et services sont conformes aux prix du marché local.

Gestion du processus d'approvisionnement concurrentiel et des contrats :

Approvisionnement concurrentiel - Veiller à ce que des achats transparents et concurrentiels soient effectués et correctement documentés au besoin, et en conformité avec les règlements de la CDC. Planifier, organiser et diriger le processus de demande de soumissions, y compris la rédaction et l'émission de demandes de devis, de demandes de propositions, de demandes de renseignements et d'appels d'offres ; élaborer des critères d'évaluation des offres ; et guider les clients sur les processus impliqués. Sous l'autorité et la direction du Directeur de pays, superviser les comités de sélection pour examiner les candidatures et sélectionner les fournisseurs, en veillant à l'intégrité du processus concurrentiel. Faciliter les débriefings des soumissionnaires si nécessaire et faire preuve de discernement et de tact tout en assurant la protection des informations confidentielles.

Contrats et paiement des fournisseurs - Préparez les contrats de prestation de services, les baux et les bons de commande pour tous les besoins d'acquisition. Gérer les contrats avec les fournisseurs et entretenir des relations avec les fournisseurs pour garantir la réception des produits livrables décrits dans le contrat, notamment en veillant à ce que toutes les plaintes et préoccupations des fournisseurs soient traitées rapidement pour garantir que le projet continue de recevoir des services ininterrompus à tout moment. Travailler en étroite collaboration avec l'équipe des finances pour assurer l'exécution des conditions de paiement décrites dans les bons de commande et les contrats. L'Officier des achats sera responsable du respect de toutes les obligations contractuelles en matière d'achat et d'acquisition. En coordination avec les Responsables d'activités, il / elle examine et approuve les factures avant de les transmettre aux Finances pour le traitement des paiements ; résout tous les problèmes qui surviennent ; et effectue des évaluations post-contrat.

QUALIFICATIONS RÉQUISES

  • B.A. requis (maîtrise de préférence), ou une combinaison équivalente d'études et d'expérience de travail pertinente ; une certification professionnelle et l'appartenance à un organisme d'approvisionnement et de fournitures réputé est hautement souhaitable
  • Au moins 5 à 7 ans d'expérience en gestion des achats de projets, de préférence dans un projet lié à la santé et y compris les achats de services
  • Compréhension et expertise avérées des réglementations et exigences relatives aux contrats, aux achats et aux rapports financés par le Gouvernement américain (de préférence CDC)
  • Sensibilité interculturelle avancée, y compris l'expérience de travail et de communication avec le personnel professionnel et de soutien dans un environnement multiculturel et multilingue ; capacité à promouvoir une atmosphère de confiance et de respect mutuel
  • Compétences avancées dans Microsoft Office, notamment maîtrise de Microsoft Word, Excel, Outlook, PowerPoint, Teams et SharePoint
  • Maîtrise de l'anglais, du français et du créole haïtien dans les communications orales et écrites ; excellentes compétences rédactionnelles et analytiques en anglais, y compris la capacité d'exprimer efficacement des idées, des pensées et des concepts verbalement et sous forme écrite ou graphique, en utilisant une grammaire et une structure correctes
  • Volonté de soutenir la mission d'IMA World Health

IMA World Health interdit la discrimination et le harcèlement de tout type et offre des opportunités d'emploi égales aux employés et aux candidats sans égard à la race, la couleur, la religion, le sexe, l'âge, l'origine nationale, le statut d'invalidité, le statut d'ancien combattant protégé ou toute autre caractéristique protégée par les États-Unis ou la loi internationale.

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Procurement Officer - Elimination of Lymphatic Filariasis in Haiti

IMA World Health, a subsidiary of Corus International, is seeking a Procurement Officer to support an anticipated U.S. Centers for Disease Control and Prevention (CDC)-funded elimination of lymphatic filariasis project in Haiti.

Corus International is a family of organizations which believes that those who were born into impossible circumstances deserve the opportunity for a better life. Corus was formed through the strategic merger of IMA World Health (operating as a public health organization since 1960), and Lutheran World Relief (operating as a livelihoods organization since 1945), and today includes smaller entities of Charlie Goldsmith Associates, Ground Up Investing, and Farmers Market Coffee. Corus International works in over 20 countries in Africa, the Middle East, and Latin America with a primary focus on health, livelihoods, and emergency response.

IMA World Health is pursuing a CDC opportunity to eliminate lymphatic filariasis (LF) in Haiti via a five-year project that will focus on:

  • Improving the quality of, access to, and participation in mass drug administration (MDA) campaigns;
  • Improving the management of chronic disease;
  • Identifying feasible and affordable approaches for managing areas of enhanced transmission, while conducting post-validation surveillance; and
  • Improving the conduct of LF monitoring, evaluation, and surveillance before, during, and after MDAs

JOB SUMMARY

The Procurement Officer is responsible for managing all procurement, purchasing, and contracting services within the project, and is charged with ensuring effective and timely provision of these services to the project team, while ensuring compliance with CDC regulations, IMA World Health policies and procedures, and Government of Haiti regulations and laws.

The Procurement Officer will work closely with the senior Operations and Technical team leads in supporting and overseeing procurement services from a management perspective to ensure required supplies of commodities, facilities, and service needs for program activities are mobilized efficiently and on time.

This position will report to the Operations and Finance Manager and will be embedded in the project office within Haiti.

Actual hiring is contingent upon successful project award and CDC approval.

RESPSONSIBILITIES

Procurement and Acquisition:

Manage the procurement of goods and services for project operations.

Compliance:

The Procurement Officer will ensure that all procurement, purchasing, and contracting decisions function according to IMA World Health procurement policies and procedures, CDC rules and regulations, and Government of Haiti laws, regulations, and practices.

Documentation and Payment Processing:

The Procurement Officer will work with relevant team members to ensure adequate documentation is secured in support of various project events, such as field trainings and workshops, work planning workshops, and other meetings involving internal and external staff and other stakeholders. S/he will design a system that puts in place a robust mechanism for the prompt and timely submission of such supporting documentation to the Finance office to facilitate timely payment processing.

Maintaining procurement policies and procedures:

Undertake a thorough review and understanding of the existing procurement policies and procedures, and then implement continuous improvements where necessary to ensure that the project team receives uninterrupted supplies and services, costs are monitored, reviewed, and controlled within budgetary constraints and in line with IMA World Health policies and procedures, while maintaining security of supply and optimum value for money.

Vendor Management:

The Procurement Officer will manage vendor contracts and maintain relationships with suppliers to ensure completeness of deliverables outlined in the CDC-funded award. This includes ensuring that all vendor complaints and concerns are addressed promptly to ensure that the project continues to receive uninterrupted services at all times. Develop a suitable contract database and protocol for ongoing supplier management, including the ongoing creation, rationalization, and addition of preferred suppliers and Blanket Purchase Agreements, along with a clear contractor, suppliers, and vendors overview highlighting key contract information (contract sum, length of contract, key contract clauses, break/termination clauses, annual increases, renewal notice terms, etc.)

Monitoring:

Establish and implement a monitoring system that ensures that the prices paid for goods and services are in line with local market prices.

Managing competitive procurement process and contracting:

Competitive Procurement - Ensure transparent and competitive procurements are conducted and properly documented as required, and in compliance with CDC regulations. Plan, organize, and lead the bid solicitation process, including drafting and issuing RFQ, RFP, RFI, tenders; developing bid evaluation criteria; and guiding clients on processes involved. Under the authority and guidance of the Country Director, oversee selection committees to review applications and select vendors, ensuring the integrity of the competitive process. Facilitate bidder debriefings where necessary and exercise appropriate judgment and tact while ensuring the protection of confidential information.

Vendor contracting and payment - Prepare service delivery contracts, leases, and purchase orders for all acquisition needs. Manage vendor contracts and maintain relationships with suppliers to ensure completeness of deliverables outlined in the contract, including ensuring that all vendor complaints and concerns are addressed promptly to ensure that the project continues to receive uninterrupted services at all times. Work closely with the Finance team to ensure execution of payment terms outlined in the purchase orders and contracts. The Procurement Officer will be responsible for following through on all procurement and acquisition contractual obligations. In coordination with activity managers, s/he reviews and approves invoices prior to forwarding them to Finance for payment processing; resolves any problems that arise; and performs post contract evaluations ensuring accuracy and integrity of data.

QUALIFICATIONS

  • B.A. required (Masters preferred), or equivalent combination of education and relevant work experience; professional certification and membership in a reputable procurement and supplies body is highly desirable
  • Minimum 5-7 years project procurement management experience, preferably in a health-related project and including service procurements
  • Demonstrated understanding of and expertise in U.S. government (preferably CDC) funded contractual, procurement, and reporting regulations and requirements
  • Advanced cross-cultural sensitivity, including experience working and communicating with professional and support staff in a multicultural, multi-linguistic environment; ability to promote an atmosphere of trust and mutual respect
  • Advanced skills in Microsoft Office, including proficiency in Microsoft Word, Excel, Outlook, PowerPoint, Teams, and SharePoint
  • Fluency in English, French, and Haitian Creole in oral and written communications; excellent English writing skills and analytical abilities, including the ability to effectively expresses ideas, thoughts, and concepts verbally and in written or graphic form, using correct grammar and structure
  • Willingness to support IMA World Health's mission

IMA World Health prohibits discrimination and harassment of any type and affords equal employment opportunities to employees and applicants without regard to race, color, religion, sex, age, national origin, disability status, protected veteran status, or any other characteristic protected by US or International law.

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