ASSISTANT(E) FINANCE (CAISSIER, CAISSIÈRE)

Mercy Corps

Nippes, Haiti

Full-time

Jan 13

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À propos de Mercy Corps

Mercy Corps est une organisation mondiale de premier plan alimentée par la conviction qu'un monde meilleur est possible. En cas de catastrophe, en difficulté, dans plus de 40 pays à travers le monde, nous nous associons pour proposer des solutions audacieuses en action - aider les gens à triompher de l'adversité et à bâtir des communautés plus fortes de l'intérieur. Maintenant et pour l'avenir.

Résumé du programme / département

Le département des finances de Mercy Corps est responsable de toutes les fonctions financières en Haïti, y compris la comptabilité, les paiements et les opérations bancaires, la paie, la budgétisation, les rapports financiers et la gestion financière et la conformité des subventions. Le département financier de Mercy Corps veille au respect des réglementations des donateurs ainsi que des politiques et procédures internes de Mercy Corps. Dans son rôle d'appui au Département du programme, le Département des finances fournit des rapports et une assistance en temps opportun au directeur de pays et à l'équipe du programme pour s'assurer que les ressources financières sont utilisées de manière efficace et efficiente.

Résumé général du poste

Travaillant au sein du Département des finances sous la direction de l’Officier Finance Senior et du Directeur Financier, l’Assistant(e) comptable aidera au traitement et à l'enregistrement des transactions de paiement en temps opportun et avec précision, en mettant un accent particulier sur les documents financiers et autres concernant les transferts de fonds des sous-subventions.

Responsabilités essentielles de l'emploi

GESTION DE PROGRAMME

  • Maintenir la garde de la caisse du bureau et effectuer les paiements quotidiens des transactions approuvées.
  • Préparer les chèques ou les demandes de virement bancaire sur la base de documents entièrement approuvés et les présenter aux signataires des chèques approuvés pour examen et signature.
  • Tenir à jour le dossier des avances de fonds non nettoyé et préparer le rapport d'avance en souffrance pour l'agent principal des finances
  • Effectuer un décompte fréquent en espèces avec le comptable principal des finances
  • Examiner les rapports de dépenses (rapports de dépenses de voyage et rapports de dépenses opérationnelles) pour l'exactitude et l'exhaustivité et s'assurer que les rapports de dépenses ont été entièrement approuvés avant le paiement
  • Transporter et débourser les enveloppes de paie sur les sites du projet ou aider aux paiements au bureau de Mercy Corps, conformément aux procédures de Mercy Corps.
  • Assurez-vous que chaque paiement est correctement signé et que la documentation originale est correctement remplie et retournée au service des finances.
  • Gardez une trace des écarts lors des décaissements sur le terrain et résolvez les écarts avec le responsable financier principal
  • Enregistrer quotidiennement les bons de paiement dans le sous-journal bancaire.
  • Préparer des photocopies des pièces justificatives, comme requis pour le dossier de rapport mensuel à HQ Finance et aider aux autres départements dans la recherche des documents de support.
  • Déposez tous les bons en espèces et bancaires et maintenez le système de classement des bons de sorte que les fichiers soient mis à jour, complets et protégés.
  • Se conduire à la fois professionnellement et personnellement de manière à faire honneur à Mercy Corps et à ne pas compromettre sa mission humanitaire.
  • Autres taches assignées
SÉCURITÉ
  • Assurer le respect des procédures et politiques de sécurité déterminées par les dirigeants du pays.
  • Assurez-vous de manière proactive que les membres de l'équipe opèrent dans un environnement sécurisé et connaissent les politiques.
L'APPRENTISSAGE ORGANISATIONNEL
  • Dans le cadre de notre engagement envers l'apprentissage organisationnel et à l'appui de notre compréhension que les organisations apprenantes sont plus efficaces, efficientes et pertinentes pour les communautés qu'elles servent, nous nous attendons à ce que tous les membres de l'équipe consacrent 5% de leur temps à des activités d'apprentissage qui profitent à Mercy Corps ainsi qu'eux-mêmes.
RESPONSABILITÉ ENVERS LES BÉNÉFICIAIRES
  • Les membres de l’équipe de Mercy Corps devraient soutenir tous les efforts en matière de responsabilisation, à nos bénéficiaires et aux normes internationales guidant les secours internationaux et le développement, tout en engageant activement les communautés bénéficiaires en tant que partenaires égaux dans la conception, le suivi et l'évaluation de nos projets sur le terrain.

Les membres de l'équipe doivent se conduire de manière professionnelle et respecter les lois, les coutumes et les politiques, procédures et valeurs de MC en tout temps et dans tous les sites du pays.

Responsabilité de supervision: Aucun

Responsabilité

Relève directement de : Head of Office Nippes,

Fonctionne directement avec : Directeur Financier, Officiers de Finance, Équipe de programme et le département des Achats.

Connaissance et expérience

  • Deux ans ou plus d'expérience en comptabilité, en banque ou en caisse.
  • Un diplôme en comptabilité ou dans un domaine commercial pertinent est souhaitable.
  • Solides compétences en informatique dans les programmes MS Office, en particulier Excel.
  • Précision dans le traitement des transactions en espèces, aptitude mathématique et souci du détail.
  • Compétences en anglais oral et écrit est un atout.

Facteurs de succès

Une compréhension claire de l'éthique des finances et des achats ainsi que la volonté et la capacité de faire respecter les politiques et procédures de Mercy Corps et des donateurs sont essentielles. Un niveau élevé d'intégrité personnelle, d'honnêteté et de transparence dans toutes les manipulations d'espèces est absolument essentiel. La capacité d'interagir efficacement avec les fonctionnaires internationaux et nationaux est requise. Une capacité démontrée à travailler rapidement et avec précision, à respecter les délais et à traiter l'information à l'appui des activités changeantes du programme est nécessaire.

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