Fleet and Security Officer

Mercy Corps

Port-au-Prince, Haiti

Full-time

Jan 13

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RÉSUMÉ DU PROGRAMME

Mercy Corps est une Organisation Non Gouvernementale (ONG) internationale qui existe dans plus de 40 pays et qui mène un travail analytique de haute qualité dans des endroits difficiles. Nous opérons en Haïti depuis 2010 et gérons actuellement une série de programmes dans les régions de Canaan, Carrefour-Feuilles, Arcahaie, Bayonnais, Camp-Perrin et Miragoane grâce au financement de fondations et d'autres bailleurs internationaux.

Le département de la Logistique de l’organisation est responsable de toute la fonction logistique en Haïti, y compris les achats, les entrepôts, inventaires, sécurité et charrue, ainsi que du bon fonctionnement des installations techniques. Le département Logistique doit assurer la conformité des règlements des bailleurs de fonds d’avec la politique et les procédures internes de l’organisation. Dans son rôle de soutien aux programmes, le département logistique garde un suivi strict de la documentation relative à ses activités, assiste l’équipe de programme pour s'assurer que les ressources sont fournies à temps et sont suffisantes.

SOMMAIRE GENERAL DU POSTE :

Travaillant dans le Département de la Logistique sous la direction du Manager Logistique pour le pays, .Le chargé du poste est responsable de la bonne gestion du parc véhicule de la mission et participe activement dans la gestion sécuritaire de la mission. Cette position va travailler en étroite collaboration avec le Dispatcher, l’Officier Logistique Volant et les chauffeurs. La position est basée à PAP, mais comprend les visites régulières aux autres bureaux pour voir leurs besoins, vérifier les documentations nécessaires, et vérifier la qualité des services pour les suivis adéquats, etc.

Tâches Spécifiques:

Participation dans la Gestion Sécuritaire de la mission

  • Participe à la mise en œuvre des normes minimum opérationnelles de sécurité (MOSS et MORSS)
  • Récolte, analyse et partage les informations sécuritaires à sa hiérarchie
  • Identifie les risques en termes de mouvement de nos équipes
  • Assurer le briefing de sécurité pour l’équipe de la flotte
  • Participer à l’élaboration du Plan de sécurité de la mission
  • Contrôle le parc automobile, l’état des véhicules ainsi que le mouvement des chauffeurs
  • Donne un appui administratif au traitement des différents dossiers Sécurité, établi sur une base périodique
  • Tient et met à jour le Security Briefing Board
  • Fait le suivi de la situation sécuritaire de nos zones d’intervention

Responsable du parc automobile de la mission

Gestion des équipements, des réparations et des entretiens des véhicules

  • Fait un suivi des entretiens des véhicules et organiser ces derniers
  • Organise les réparations avec les mécaniciens externes ou les garages privés
  • Identifie avec son équipe les problèmes de chaque véhicule et le réfère à sa hiérarchie
  • Fait le suivi des équipements des véhicules et faire des inventaires réguliers
  • En collaboration avec le responsable du stock, faire le suivi des pièces de rechange
  • Informe le responsable du dispatch sur la disponibilité des véhicules

 Gestion des véhicules de location

  • Assure le suivi des maintenances des véhicules de location et des documents indispensables
  • Assure le contact et les bonnes relations avec les fournisseurs
  • En lien avec le responsable du dispatch, vérifie la conformité des voitures louées

Gestion et suivi de la consommation du carburant

  • Assure les relations avec le fournisseur de carburant
  • Organise les ravitaillements des véhicules
  • Analyse les consommations mensuelles via le suivi informatique de consommation
  • S’assure le ravitaillement des générateurs Mercy Corps (Bases et Guest House)

 Gestion administrative des véhicules

  • S’assurer que tous les documents légaux sont en ordre, disponibles et bien classés dans chaque véhicule (carte grise, …)
  • Assurer le suivi des assurances des véhicules et planifier le renouvellement
  • S’assure que tous les documents des véhicules sont archivés dans le bureau logistique selon les procédures Mercy Corps.
  • Tenir à jour les dossiers des véhicules et scanner les documents principaux sur le serveur par véhicule
  • Faire le dispatch au cas où le dispatch n’est pas disponible

Autres

  • Encodage de la donnée liée au ravitaillement, les log sheet ainsi que la réparation
  • Faire les PR de réparation véhicule et carburant faire le suivi des signatures
  • Analyser les devis de réparation fournis par les garagistes
  • Faire le rapport d’accomplissement des services liés à la réparation et aux véhicules louer
  • Analyser les pièces de rechange de fournisseurs
  • Faire l’analyse technique relative au PSA en collaboration avec l’équipe
  • Appuis à élaborer le rapport mensuel du parc automobile pour la mission
  • Conduit les véhicules si besoin

Aptitudes requises

  • Être capable de travailler de manière flexible 
  • Expérience de travail en équipe;
  • Forte capacité d’écoute
  • Être capable de gérer plusieurs demandes et obligations en même temps.
  • Avoir une forte capacité en communication - y compris l’écoute
  • Savoir planifier et organiser son travail.

FACTEURS DE SUCCÈS:

  • La volonté et la capacité de faire respecter les règles et procédures de Mercy Corps est essentielle.
  • L'habileté prouvée d’interagir effectivement avec les membres de l’équipe, le personnel national et international, les communautés bénéficiaires est fortement nécessaire.
  • Un habileté démontrée de pouvoir travailler rapidement, correctement et de façon précise pour, à la fois accomplir multiples tâches dans un délai requis avec un minimum de supervision est fortement demandée.
  • L’habilité de traiter l’information nécessaire et correcte pour supporter effectivement et efficacement les activités tels que requis par les programmes sur le terrain.
  • La confidentialité, discrétion, honnêteté et intégrité dans l’accomplissement de ce travail est obligatoire

Supérieur Hiérarchique : Logistics Manager

Responsabilité de supervision: Dispatch et Chauffeurs

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