Secrétaire Exécutif(ve)

CCM Haiti

Port-au-Prince, Haiti

Part-time

Jan 13

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Introduction

CONTEXTE: Le Comité de Coordination Multisectoriel Haïti (CCM Haïti), créé dans le cadre des directives du Fonds Mondial de Lutte Contre le SIDA, la Tuberculose et le Paludisme, constitue la structure idéale de coordination et d’intégration devant permettre d’impliquer tous les secteurs concernés par la prévention et la prise en charge des trois maladies.

Le Fonds mondial, mécanisme de financement, a pour but de collecter les ressources et de les investir pour favoriser le renforcement rapide des mesures de prévention et de traitement des trois maladies, à travers un nouveau cadre de partenariat secteur gouvernemental, secteur de la société civile, secteur privé, et partenaires techniques et financiers.

Le CCM Haiti est doté d’un Secrétariat Exécutif qui a une fonction administrative et d’appui à l'exécution des décisions.

Fonctions

Synthèse des responsabilités:

Sous l’autorité directe du bureau CCM HAITI, le/la titulaire de ce poste a comme principal mandat le soutien du bureau du CCM quant au bon fonctionnement de l’Assemblée des membres ainsi que des commissions qui y sont rattachées. Il/elle assure également la préparation et le suivi des rencontres du bureau. À l’égard de chacune de ces instances, il/elle assure la préparation des ordres du jour et la rédaction des procès-verbaux et comptes rendus. Aussi, il/elle appuie la commission permanente de Suivi Stratégique du CCM.

Description des tâches et responsabilités

  1. Assurer l’ensemble des activités relatives à la préparation et au fonctionnement efficace de l’Assemblée générale et des diverses commissions mises en place (convocation, consultation et élaboration de l’ordre du jour, procès-verbaux, gestion des documents, suivis)
  2. Planifier et organiser la tenue des rencontres des commissions et de tout autre sous-comité ad hoc créé par l’Assemblée des membres
  3. Veiller au suivi des dossiers découlant des rencontres en Assemblée ordinaire et extraordinaire et des diverses commissions mis en place
  4. Contribuer à la préparation et à la rédaction du rapport annuel d’activités ainsi que des rapports financiers
  5. Planifier et organiser le calendrier des rencontres pour la réalisation de la planification stratégique
  6. Tenir le registre des procès-verbaux et le registre des réunions de l’Assemblée en certifiant le contenu de chaque rencontre
  7. Assurer la tenue des originaux des divers documents légaux et contrats
  8. Assurer la circulation des informations pertinentes auprès des membres et partenaires et tenir à jour la liste de leurs coordonnées
  9. Coordonner le processus d’évaluation annuelle de l’Agent Local du Fonds mondial (LFA)
  10. Etablir et maintenir la liaison avec les membres du CCM et les différents groupes constituants impliqués et représentés au CCM, (les agences du Gouvernement, partenaires bilatéraux et multilatéraux, le secteur privé, les différentes organisations de la société civile et les groupes de personnes vivant avec les maladies (VIH-Sida, tuberculose et malaria), la presse et le grand public en général)
  11. Fournir l’assistance administrative aux ateliers du CCM
  12. Assurer la Supervision des Conseillers Techniques du CCM, de l’assistante administrative et autre personnel fournissant un appui logistique au bureau du CCM
  13. Préparer les plans d’actions, budgets et rapports d’exécution du CCM
  14. Assurer la coordination et le bon déroulement des visites du Fonds Mondial et maintenir informée l’Equipe pays des informations pertinentes concernant le CCM
  15. Servir de point focal pour l’évaluation de la performance du CCM, la gestion de contacts et l’accord de financement du CCM.
  16. Maintenir à jour et actualiser le système de suivi et d’amélioration de la performance du CCM ;
  17. Préparer le plan de travail et le budget du suivi stratégique pour l’approbation du CCM
  18. Assister le Comité de suivi stratégique dans la révision du plan de suivi stratégique du CCM et proposer des changements, si nécessaire, pour l’approbation du CCM
  19. Coordonner les activités de mise en œuvre du plan de suivi stratégique et du manuel des procédures opérationnelles du CCM
  20. Organiser les réunions et les présentations du Comité de suivi stratégique et assurer l’obtention et la transmission des rapports/recommandations aux personnes concernées ;
  21. Selectionner de concert avec les programmes et le RP les sites qui doivent faire l’objet des visites ;
  22. Planifier et Réaliser les visites de sites ;
  23. Planifier et Assister techniquement la tenue des Rencontres de la Commission de Suivi Stratégique ;
  24. Analyser avec la CSS les tableaux de bords ;
  25. Intégrer les recommandations qui seront issues de la revue des Tableaux de bord par la CSS et l’AG du CCM;
  26. Actualiser les outils de suivi stratégique du CCM ( fiche de visite de sites ect…)
  27. Identifier les failles pour la revue de l’outil Tableau de bord;
  28. Contribuer au suivi des activités du plan de renforcement ;

Qualifications réquises

Exigences et profil recherché

  1. Etre titulaire d’un diplôme supérieur ou d’une Maîtrise en gestion de projet, planification, administration sanitaire, santé publique ou sciences sociales avec un cumul de formation et d’expérience jugé pertinent et équivalent
  2. Posséder un minimum de 3 à 5 ans d’expériences pertinentes
  3. Capacité à passer aisément des tâches administratives aux démarches stratégiques
  4. Avoir une expérience prouvée dans le suivi et l’évaluation de la réponse au VIH et/ou à la tubeulose et du paludisme est souhaitable ;
  5. Connaissance des secteurs associatifs et gouvernementaux
  6. Expériences dans la gestion de projets/programmes financés par les bailleurs internationaux, incluant la planification, la budgétisation et la gestion des Ressources Humaines.
  7. Expérience prouvée dans la gestion ou l’implémentation de projets financés par le Fonds mondial serait un atout.
  8. Capacité à évoluer dans un contexte de changement et d’innovation sociale
  9. Capacité d’analyse et de synthèse
  10. Habiletés à communiquer et à établir des relations avec divers types d’acteurs
  11. Bonne connaissance des acteurs clés et des enjeux liés au secteur de la santé publique et/ou développement international (un atout)
  12. Connaissance des stratégies de mobilisation et du travail en partenariat
  13. Bonne maîtrise des nouvelles technologies de l’information (Excel/PSP)
  14. Très forte capacité de rédaction,
  15. Excellent français (oral et écrit)
  16. Excellente maitrise de l’anglais écrit et un bon niveau de l’anglais oral ;
  17. Une expérience de Manager est un atout ;

Conditions particulières

Disponibilité : Immédiate

Dossier de candidature doit avoir:

  1. CV détaillé
  2. Lettre de motivation

Autres remarques: Les candidatures ( CV détaillé et lettre de motivation) doivent parvenir au plus tard le 19 janvier 2021 au #4, rue Ludovic, Delmas 83, Port-au-Prince, Haïti, ou par courriel électronique à l’adresse suivante : [email protected]

Date limite: 2021-01-19

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Profil

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CCM Haiti

CCM Haiti coordonne les subventions du Fonds mondial pour la lutte Contre le SIDA, la Tuberculose et le Paludisme en Haiti.