Comptable

Médecins du Monde Canada

Port-de-Paix, Haiti

Part-time

Jan 13

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Introduction

Sous l’autorité et la responsabilité du Coordonnateur Finance et Administration, le Comptable assure l’application des politiques et procédures de Médecins du Monde Canada (MDMC) et des différents bailleurs de fonds, pour la saine gestion administrative et financière des projets.

Fonctions

Gestion comptable

  1. Le Comptable est responsable de la qualité et de l’amélioration continue de la comptabilité sur son terrain, ainsi que du respect des délais. Dans ce cadre, il :
  2. S’assure de l’enregistrement des dépenses dans le logiciel de comptabilité (SAGA), conformément au plan comptable et aux budgets validés par les bailleurs
  3. S’assure de la qualité et de la complétude des pièces justificatives
  4. Gère la Petite Caisse
  5. Renfloue la Petite Caisse
  6. Effectue le suivi des engagements de MDMC (abonnements, locations, charges et dépenses récurrentes) et initie les paiements
  7. Effectue les contrôles de fin de mois :
  8. Rapprochement bancaire et décompte de petite caisse
  9. Conciliation de la petite caisse
  10. Correcte imputation comptable et budgétaire (révision des imputations en utilisant le Rapport base de contrat)
  11. Effectue la conciliation de la petite caisse entre le journal petite caisse et les journaux des autres projets et effectue les écritures appropriées.
  12. Effectue à temps la clôture mensuelle et annuelle de la comptabilité, et envoie les documents appropriés au Coordonnateur Finance et Administration (documents électroniques SAGA : écritures comptables, rapprochements bancaires, décompte de petite caisse ainsi que les pièces justificatives et autres documents relatifs)
  13. Met à jour les paramètres de SAGA et importe les écritures définitives lorsque envoyées par le Coordonnateur Finance et Administration

Gestion du compte bancaire

  1. Conserve les chéquiers en lieu sûr
  2. Après validation des coordonnateurs techniques, prépare les chèques sur la base de pièces justificatives conformes et les soumet à la personne signataire.
  3. Suit le solde des comptes bancaires sous sa responsabilité et communique par anticipation avec le Coordonnateur Finances lorsqu’un renflouement est nécessaire.

Soutien aux Programmes

  1. Valide les dépenses (bons de réquisitions, bons de commandes) par rapport aux budgets et aux fonds disponibles, conformément à la procédure d’achats
  2. Vérifie la qualité et la complétude des dossiers d’achats et des approbations avant d’émettre un chèque
  3. Vérifie les codes d’affectation comptable et budgétaire sur les documents de support
  4. Communique avec le Chef de projet concerné et le Coordonnateur Finances en cas de manque de fonds ou de pièces non conformes, et s’efforce de proposer des solutions
  5. Aide les gestionnaires (Logisticiens, Chefs de projet, Officiers) à planifier leurs besoins d’achats, et suivre leurs lignes budgétaires, et à préparer les budgets à venir
  6. Émet les analyses requises par son superviseur ou ses collègues
  7. Compare les dépenses par rapport au plan de décaissement et alerte les gestionnaires ainsi que sa superviseure en cas de différence significative

Administration

  1. Met en place un système d’archivage des documents administratifs et financiers et s’assure qu’il est appliqué
  2. Fait le paiement des factures auprès des services publics et des administrations
  3. Est en charge du suivi des dossiers administratifs à sa base et effectue des déplacements nécessaires à ce suivi auprès de la banque, des autorités, des administrations
  4. Si nécessaire, rappelle les mesures, règles et procédures mises en place, pour un meilleur fonctionnement et respect de la part de tous les employés
  5. S’assure avec la logistique de la tenue à jour d’un inventaire permanent du matériel de bureau et des autres actifs du projet

Ressources humaines

  1. Est la personne contact de sa base en ce qui a trait aux suivis administratifs des ressources humaines, sous l’égide du Responsable RH
  2. Fait le lien avec le Responsable RH à Port-au-Prince pour toutes demandes ou réclamations venant des employés de sa base
  3. Prépare le fichier de paie (heures supplémentaires/ férié, ajout/ retrait employés et autres paiements/déductions) et l’envoie au Responsable RH sur une base mensuelle
  4. Compile et envoie les feuilles de paies, feuilles de temps, formes de demandes de congés à la Responsable des Ressources Humaines pour enregistrement sur une base mensuelle
  5. Compile et envoie les formes de demandes de congés à la Responsable des Ressources Humaines pour validation et enregistrement sur une base hebdomadaire

Qualifications réquises

QUALIFICATIONS:

  1. Expérience minimum de 3 ans à un poste équivalent dans une ONG;
  2. Bonnes connaissances en informatique (Word, Excel, Internet);
  3. Excellente communication orale et écrite en français. Excellente communication orale en créole (anglais un atout).
  4. Expérience de travail dans un projet en santé un atout;
  5. Être disponible pour travailler/ être basé en province.

SAVOIRS:

  1. Bonne connaissance du secteur des ONG œuvrant dans le domaine de la santé;
  2. Bonne connaissance des programmes de la suite Microsoft Office;
  3. Bonne connaissance de la gestion budgétaire.

SAVOIR-FAIRE:

  1. Excellente capacité de développer des outils de gestion;
  2. Avoir de l’aisance à suivre les budgets des divers projets;
  3. Bon planificateur;

SAVOIR-ÊTRE:

  1. Autonomie, proactivité et dynamisme ;
  2. Sens des responsabilités et de l’intégrité morale;
  3. Honnêteté, discrétion, disponibilité;
  4. Respect des règles et des procédures;
  5. Capacité de travailler avec des échéanciers serrés;
  6. Sens de l’organisation: sait prioriser et gérer plusieurs dossiers en simultané;
  7. Bonne capacité à travailler sous pression et bonne gestion du stress;
  8. Polyvalence, adaptabilité, sens pratique;
  9. Esprit d’analyse, de synthèse et bon jugement;
  10. Esprit d’équipe et engagement;
  11. Excellentes compétences relationnelles et interculturelles;
  12. Sens de la diplomatie;
  13. Sens du leadership et excellentes aptitudes pour la communication.

Conditions particulières: Poste basé a Port de Paix. Les candidatures de personnes residant au Nord d'Oest et a Port de Paix sont vivement encouragees.

Dossier de candidature doit avoir: Veuillez nous envoyer votre curriculum vitae accompagné d’une lettre précisant les raisons motivant votre candidature.

Autres remarques: Veuillez préciser le titre du poste pour lequel vous appliquez dans l'intitulé de votre mail d'application. Tout dossier incomplet (auquel il manque une ou plusieurs pièces requises) ne sera pas considéré. Tout dossier soumis après la date limite ne sera pas considéré.

Nous souscrivons au principe de l’équité en matière d’emploi. Uniquement les candidats retenus à la pré- sélection seront contactés par mail, dans un délai n'excédant pas 10 jours ouvrables après la date limite de soumission des dossiers de candidature.

Date limite: 2021-01-24

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